この記事で分かること
- 年間採用計画を作る5つのステップ
- 職種ごとの必要人員と採用理由の整理
- 入社希望日から準備開始日を逆算する方法
- チャネル・予算・担当者を12か月の計画に落とす方法
年間採用計画は、5つの事項を決めると形になる
年間採用計画は、求人掲載の予定表だけではありません。事業計画から人材の必要性を確認し、準備、募集、選考、入社、振り返りまでを見渡す計画です。退職や人手不足が起きるたびに予算を追加する状態を見直すために、次の順番で整理します。
1. 事業計画を確認
売上、新規事業、拠点展開、退職予定、組織変更を確認する。
2. 必要人員を決定
職種、人数、雇用形態、配属先を決める。
3. 採用期限を設定
入社してほしい日から必要な活動を逆算する。
4. 方法と予算を決定
職種に合う採用チャネルと予算を整理する。
5. 担当者とKPIを決定
求人作成、応募対応、面接、数値確認を誰が担うか決める。
人数と期限が曖昧なまま媒体の契約から始めると、計画との適合を判断できません。まず事業と人員の関係を明確にし、その後に手段を選びましょう。
必要人員は、現在の組織と事業の未来から決める
事業計画と現在の人員をもとに、部署・職種ごとに採用する人数を書き出します。採用理由も一緒に記録すると、欠員を埋めたいのか、新しい事業を進めたいのか、将来の技術や役割を引き継ぎたいのかが明確になります。
| 計画に書く項目 | 整理する内容 |
|---|---|
| 部署・職種・雇用形態 | どの組織で、どの仕事を担う人か |
| 現在人員・必要人員・採用人数 | 現在の体制と、目指す体制の差 |
| 採用理由 | 欠員補充、事業拡大、新規拠点、技術承継など |
| 配属先 | 採用後に働く部署やチーム |
資料の人員表は、自社の数字を書き込むためのものです。記入例をそのまま目標にするのではなく、自社の計画に合わせて作成します。業務負荷の改善や次世代リーダーの確保など、目先の欠員以外の理由も確認してください。
採用日程は「募集開始日」ではなく「入社希望日」から逆算する
募集には準備期間が必要です。入社してほしい日から、内定と条件調整、面接・選考、応募を集める期間、求人作成・媒体準備へとさかのぼります。現場が忙しく面接できない時期も、選考日程と合わせて確認します。
入社希望日
いつから一緒に働いてほしいかを決める。
内定目標日
入社前の条件確認や調整の時期を置く。
面接開始日
選考を始める時期を決める。
募集開始日
応募を募り始める時期を決める。
求人準備開始日
原稿作成や媒体準備を始める時期を確保する。
PDFには10月1日の入社から6月の求人準備へ逆算する例がありますが、必要期間を保証する予定ではありません。職種、地域、時期、採用条件によって必要な期間は変わります。自社の日程を記入し、採用の準備も業務の予定に入れてください。
職種ごとに採用チャネル・予算・担当者を決める
採用チャネルは、候補者と出会う経路のことです。求人検索や求人媒体、人材紹介、SNS、採用サイト、社員紹介、学校やイベントなどから、職種やターゲットに合わせて整理します。
計画には職種、目標人数、チャネル、月予算、実施月、採用目標単価を書きます。媒体ごとの費用だけで考えず、年間で必要な採用活動の予算として捉えることが大切です。認知のためのSNSと、企業理解を深める採用サイトは役割が異なるため、それぞれ何を担うかも明確にします。
- 求人を作成する担当者を決める。
- 応募を確認し、連絡する担当者を決める。
- 面接を行う担当者と日程を整理する。
- 数値を確認し、計画を振り返る担当者を決める。
予算と媒体が決まっても、対応する人が曖昧では活動が止まります。求人作成だけでなく、応募後と振り返りまでの担当をそろえて計画に残しましょう。
12か月の予定表に、準備から振り返りまで載せる
最後に、1〜12月の表へ活動を落とし込みます。職種、求人準備、求人掲載、SNS発信、学校・イベント、面接・選考、入社予定、振り返りを並べ、実施する月に印を付けます。募集だけが予定され、選考や入社後の時間が抜けていないかを確認してください。
年間の採用目標人数、採用予算、主な職種、採用責任者も同じ計画で確認できるようにします。PDFの年間カレンダーは、会議で書き込みながら整理するたたき台として使えます。
- 採用する職種・人数と理由が決まっている。
- 入社希望時期と活動開始時期がつながっている。
- チャネル・年間予算・担当者が決まっている。
- KPIを振り返る時期が予定に入っている。
KPIは、採用活動の進み具合を確認する指標です。計画は固定して放置せず、数字を確認しながら月ごとに見直します。予定と実績の差から、次に準備すべきことを判断できる状態を目指しましょう。
実務で使う改善の進め方
記入用PDFを入手し、職種別の必要人員・逆算日程・12か月計画を作成する。
資料に基づく改善例
以下は資料の考え方を業務に当てはめた説明用の例です。特定企業の支援実績や成果ではありません。
入社してほしい時期だけが決まり、募集準備の開始時期がない。
入社希望日から内定、面接、応募獲得、原稿準備へさかのぼって予定を記入する。
求人準備をいつ始めるかまで見える年間計画になる。
経営者と担当者の役割
- 経営者が決めること
- 事業計画と現在の人員から職種別の必要人数・採用理由・年間予算を決める。
- 担当者が行うこと
- 職種別に方法、実施月、月予算、担当を整理し、求人準備・選考・入社・振り返りを12か月表へ入れる。
よくある質問
年間採用計画には何を書けばよいですか？
採用職種、人数、理由、入社希望時期、方法、予算、担当者、振り返る時期を整理します。さらに求人準備から選考・入社までを12か月の予定へ落とし込みます。
採用活動は何か月前から始めればよいですか？
資料は一律の期間を定めていません。職種・地域・時期・採用条件によって変わるため、入社希望日から選考・募集・準備の順に逆算して決めます。
採用予算は媒体ごとに考えれば十分ですか？
媒体費だけでなく、年間採用計画の予算として整理します。職種ごとの目標人数、チャネル、実施月、月予算、目標単価を合わせて確認します。
計画を作った後も見直しは必要ですか？
必要です。採用KPIを確認する時期と担当者を決め、月ごとに計画と実績を振り返って改善します。
関連する実践補足
これまでの解説もあわせて読む
「退職者が出てから求人を出す」
「繁忙期直前になって人が足りないことに気づく」
「毎回、採用予算をその場で決める」
このような採用活動になっていませんか。
採用活動を安定させるためには、必要になってから採るのではなく、年間で「いつ・誰を・何人採るか」を先に決めておくことが重要です。
採用計画では、事業計画 → 必要人員 → 採用人数 → 入社時期 → 採用チャネル → 予算 → 担当者 → KPI までを整理していきます。
この記事では、年間採用計画の作り方を5ステップで解説します。記入表・12か月カレンダー・記入例もこのページ内に掲載していますので、そのまま見ながら整理できます。印刷して会議で使える完全版は、無料でダウンロードいただけます。
採用計画とは？
「求人をいつ出すか」だけを決めるものではありません。
採用計画とは、「いつまでに・どの部署へ・どんな人を・何人採用するか」を具体化した採用活動の設計図です。
「今年は営業を採用する」だけでは、準備を始める時期も、かけるべき予算も決まりません。採用計画では、次の項目を整理します。
採用計画を解説した記事でも、採用人数・採用予定日・人材要件・採用チャネル・コスト・選考プロセス・採用スケジュールなどが主要項目として挙げられています。
年間採用計画を作る3つのメリット
計画があるだけで、動き出せる時期が変わります。
採用活動を早く始められる
「人が足りない」と分かってから動き出すと、準備の時間が取れません。必要になる時期から逆算しておくことで、募集前の準備に時間を使えます。
退職 → 人手不足 → 求人掲載
事業計画 → 必要人員を予測 → 採用準備 → 募集 → 入社
採用予算を事前に決められる
年間計画がないと、「応募が来ない → 広告費を追加 → さらに追加」という予算の使い方になりやすくなります。どの職種を、何名、どの方法で、どの時期に、どれくらいの予算で採用するのかを、年間で整理しておきます。
経営・人事・現場の認識を揃えられる
経営は「3人欲しい」、現場は「経験者1人でいい」、人事は「採用時期を聞いていない」。こうした食い違いを防げます。採用計画書として関係者間で共有することで、採用目標・予算・選考・スケジュールを共通認識にしやすくなります。
年間採用計画で決めたい7つの項目
この7つが埋まれば、採用計画の骨格ができます。
職種｜何の仕事を採用するか
採用人数｜何人必要か
入社時期｜いつまでに必要か
採用ターゲット｜どんな人が必要か
採用チャネル｜どこで募集するか
採用予算｜いくら使うか
採用担当・KPI｜誰が何を管理するか
年間採用計画の作り方｜5つのステップ
上から順に決めていけば、計画表が埋まります。
採用計画の解説でも、目的・人数・雇用形態・人材要件・採用手法・スケジュール・選考フローなどを順番に設計する考え方が一般的です。
STEP1｜事業計画から必要な人員を考える
「今、何人足りないか」ではなく「これから何人必要になるか」から考えます。
確認する項目
STEP2｜採用する職種と人数を決める
必要な組織から逆算して、人数の根拠を残します。
記入例
| 部署 | 職種 | 現在人員 | 必要人員 | 採用人数 | 採用理由 |
|---|---|---|---|---|---|
| 営業部 | 法人営業 | 5 | 7 | 2 | 新規事業拡大 |
※ 上記は書き方を説明するための記入例です。実在の企業の数値や当社の実績ではありません。
自社用の記入シート
| 部署 | 職種 | 現在人員 | 必要人員 | 採用人数 | 採用理由 |
|---|---|---|---|---|---|
※ スマホでは表を横にスワイプできます。
採用理由の例
STEP3｜入社希望日から採用スケジュールを逆算する
「いつ求人を出すか」ではなく「いつ入社してほしいか」から考えます。
6月になったら求人を出そう
10月に入社してほしい。では、いつから募集準備を始めるか？
逆算の考え方（説明用の例）
※ これは考え方を説明するための例です。必要な期間は職種・地域・採用手法によって変わります。すべての採用でこの期間になるとは限りません。
自社の日程を書き込んでみる
STEP4｜採用チャネルと予算を決める
「媒体の予算」ではなく「年間採用計画の予算」として管理します。
採用チャネルの例
予算シート（1行目は記入例）
| 職種 | 採用目標 | チャネル | 実施時期 | 予算 | 採用結果 |
|---|---|---|---|---|---|
| 法人営業 | 2名 | 例：求人媒体 ほか | 6〜9月 | 記入 | 記入 |
※ 1行目は書き方を説明するための記入例です。金額は自社の状況に合わせてご記入ください。
STEP5｜採用担当者とKPIを決める
「誰が採用するか」ではなく「誰がどの工程を担当するか」を決めます。
役割分担シート
振り返るKPI
年間採用計画テンプレート｜12か月の採用活動を整理する
下の表が、そのまま年間採用計画の形です。印刷して書き込めます。
| 項目 | 1月 | 2月 | 3月 | 4月 | 5月 | 6月 | 7月 | 8月 | 9月 | 10月 | 11月 | 12月 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 採用する職種 | ||||||||||||
| 求人準備 | ||||||||||||
| 求人掲載 | ||||||||||||
| SNS・広報 | ||||||||||||
| 面接 | ||||||||||||
| 内定 | ||||||||||||
| 入社 | ||||||||||||
| 振り返り |
※ スマホでは表を横にスワイプするとすべての月をご覧いただけます。
年間の前提を書き出す
採用計画を作るときに注意したい4つのポイント
計画を「作って終わり」にしないための注意点です。
去年の採用計画をそのままコピーしない
事業・組織・採用市場は変わる可能性があります。前年の数字をそのまま使うと、いま必要な人員とずれてしまうことがあります。
採用人数だけ決めない
人数だけでは、いつ動き出せばよいかも、いくら使えるかも分かりません。入社時期・ターゲット・予算までをセットで決めます。
募集開始日ではなく入社日から逆算する
募集開始日を起点にすると、必要な時期に人材がいない状態が起こりやすくなります。入社日を先に置いて、そこから戻して考えます。
一度作って終わりにしない
採用結果を確認し、必要に応じて更新します。実際にかかった期間や費用を残しておくと、翌年の計画の精度が上がります。
年間採用計画はどこまで決まっていますか？
YES / NO で答えてみてください。
今年採用する職種が決まっている
職種ごとの採用人数が決まっている
入社希望時期が決まっている
募集開始時期を逆算している
採用チャネルが決まっている
年間採用予算が決まっている
採用担当・面接担当が決まっている
採用KPIを振り返る時期が決まっている
YESの数から見る、次のアクション
YES 7〜8個｜年間採用計画の基本設計ができています
あとは実行と振り返りです。KPIを確認する時期をカレンダーに入れておきましょう。
YES 4〜6個｜一部の項目を具体化しましょう
特に「人数」「期限」「予算」の3つを優先して決めてください。この3つが決まると、他の項目も自然に埋まりやすくなります。
YES 0〜3個｜採用活動が場当たり的になる可能性があります
求人を出す前に、年間計画から整理することをおすすめします。上のテンプレートに、分かる範囲で書き込むところから始めてみてください。
採用計画についてよくある質問
採用計画はいつ作ればいいですか？
年単位で作成しつつ、事業計画や人員状況に変化があれば随時見直せる形にしてください。重要なのは、「人が辞めてから初めて考える」状態を避けることです。
採用計画には何を書けばいいですか？
少なくとも、職種・採用人数・入社時期・求める人物像・採用方法・予算・選考・スケジュールを整理します。これらを主要項目として含める形は、複数の採用実務の解説でも共通しています。
中途採用と新卒採用は同じ計画でいいですか？
基本となる考え方は共通しますが、採用時期・選考・採用チャネル・入社までの期間・フォローなどは異なります。必要に応じて分けて設計してください。
採用計画はExcelで管理すればいいですか？
Excel・スプレッドシート・採用管理システムなど、ツール自体は問いません。重要なのは、経営・人事・現場が同じ計画を確認できる状態にすることです。
まとめ｜採用を「必要になってから」始めない
年間採用計画では、次の順番で整理します。
採用活動が場当たり的になっている場合ほど、まず「今年、誰を・何人・いつまでに採用するのか」を一覧にしてみてください。そこから、逆算して採用活動を組み立てていきます。
資料請求フォーム
希望する資料を確認し、必要事項をご入力ください。資料は選び直せます。
監修・運営会社
採用支援・SNS採用・人事支援を行う株式会社アイオネストが、自社資料「年間採用計画の作り方＆実践テンプレート」をもとに整理しています。