「退職者が出てから求人を出す」
「繁忙期直前になって人が足りないことに気づく」
「毎回、採用予算をその場で決める」
このような採用活動になっていませんか。
採用活動を安定させるためには、必要になってから採るのではなく、年間で「いつ・誰を・何人採るか」を先に決めておくことが重要です。
採用計画では、事業計画 → 必要人員 → 採用人数 → 入社時期 → 採用チャネル → 予算 → 担当者 → KPI までを整理していきます。
この記事では、年間採用計画の作り方を5ステップで解説します。記入表・12か月カレンダー・記入例もこのページ内に掲載していますので、そのまま見ながら整理できます。印刷して会議で使える完全版は、無料でダウンロードいただけます。
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採用計画とは？
「求人をいつ出すか」だけを決めるものではありません。
採用計画とは、「いつまでに・どの部署へ・どんな人を・何人採用するか」を具体化した採用活動の設計図です。
「今年は営業を採用する」だけでは、準備を始める時期も、かけるべき予算も決まりません。採用計画では、次の項目を整理します。
採用計画を解説した記事でも、採用人数・採用予定日・人材要件・採用チャネル・コスト・選考プロセス・採用スケジュールなどが主要項目として挙げられています。
年間採用計画を作る3つのメリット
計画があるだけで、動き出せる時期が変わります。
採用活動を早く始められる
「人が足りない」と分かってから動き出すと、準備の時間が取れません。必要になる時期から逆算しておくことで、募集前の準備に時間を使えます。
退職 → 人手不足 → 求人掲載
事業計画 → 必要人員を予測 → 採用準備 → 募集 → 入社
採用予算を事前に決められる
年間計画がないと、「応募が来ない → 広告費を追加 → さらに追加」という予算の使い方になりやすくなります。どの職種を、何名、どの方法で、どの時期に、どれくらいの予算で採用するのかを、年間で整理しておきます。
経営・人事・現場の認識を揃えられる
経営は「3人欲しい」、現場は「経験者1人でいい」、人事は「採用時期を聞いていない」。こうした食い違いを防げます。採用計画書として関係者間で共有することで、採用目標・予算・選考・スケジュールを共通認識にしやすくなります。
年間採用計画で決めたい7つの項目
この7つが埋まれば、採用計画の骨格ができます。
職種｜何の仕事を採用するか
採用人数｜何人必要か
入社時期｜いつまでに必要か
採用ターゲット｜どんな人が必要か
採用チャネル｜どこで募集するか
採用予算｜いくら使うか
採用担当・KPI｜誰が何を管理するか
年間採用計画の作り方｜5つのステップ
上から順に決めていけば、計画表が埋まります。
採用計画の解説でも、目的・人数・雇用形態・人材要件・採用手法・スケジュール・選考フローなどを順番に設計する考え方が一般的です。
STEP1｜事業計画から必要な人員を考える
「今、何人足りないか」ではなく「これから何人必要になるか」から考えます。
確認する項目
事業計画から定着・改善まで、採用の進め方を8ステップで解説しています。
中小企業の採用成功ロードマップを見る→STEP2｜採用する職種と人数を決める
必要な組織から逆算して、人数の根拠を残します。
記入例
| 部署 | 職種 | 現在人員 | 必要人員 | 採用人数 | 採用理由 |
|---|---|---|---|---|---|
| 営業部 | 法人営業 | 5 | 7 | 2 | 新規事業拡大 |
※ 上記は書き方を説明するための記入例です。実在の企業の数値や当社の実績ではありません。
自社用の記入シート
| 部署 | 職種 | 現在人員 | 必要人員 | 採用人数 | 採用理由 |
|---|---|---|---|---|---|
※ スマホでは表を横にスワイプできます。
採用理由の例
STEP3｜入社希望日から採用スケジュールを逆算する
「いつ求人を出すか」ではなく「いつ入社してほしいか」から考えます。
6月になったら求人を出そう
10月に入社してほしい。では、いつから募集準備を始めるか？
逆算の考え方（説明用の例）
※ これは考え方を説明するための例です。必要な期間は職種・地域・採用手法によって変わります。すべての採用でこの期間になるとは限りません。
自社の日程を書き込んでみる
印刷してそのまま採用会議で使える形にまとめています。
年間採用計画テンプレートを無料で受け取る→STEP4｜採用チャネルと予算を決める
「媒体の予算」ではなく「年間採用計画の予算」として管理します。
採用チャネルの例
予算シート（1行目は記入例）
| 職種 | 採用目標 | チャネル | 実施時期 | 予算 | 採用結果 |
|---|---|---|---|---|---|
| 法人営業 | 2名 | 例：求人媒体 ほか | 6〜9月 | 記入 | 記入 |
※ 1行目は書き方を説明するための記入例です。金額は自社の状況に合わせてご記入ください。
採用単価の計算方法と、コストを見直す7つのポイントを解説しています。
採用単価を下げる7つの改善ポイントを見る→STEP5｜採用担当者とKPIを決める
「誰が採用するか」ではなく「誰がどの工程を担当するか」を決めます。
役割分担シート
振り返るKPI
年間採用計画テンプレート｜12か月の採用活動を整理する
下の表が、そのまま年間採用計画の形です。印刷して書き込めます。
| 項目 | 1月 | 2月 | 3月 | 4月 | 5月 | 6月 | 7月 | 8月 | 9月 | 10月 | 11月 | 12月 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 採用する職種 | ||||||||||||
| 求人準備 | ||||||||||||
| 求人掲載 | ||||||||||||
| SNS・広報 | ||||||||||||
| 面接 | ||||||||||||
| 内定 | ||||||||||||
| 入社 | ||||||||||||
| 振り返り |
※ スマホでは表を横にスワイプするとすべての月をご覧いただけます。
年間の前提を書き出す
PDF版では、人員計画・採用時期・採用予算・採用チャネル・年間カレンダー・チェックリストまでをまとめています。A4縦・全8ページ、そのまま会議資料としてお使いいただけます。
無料テンプレートをダウンロード→採用計画を作るときに注意したい4つのポイント
計画を「作って終わり」にしないための注意点です。
去年の採用計画をそのままコピーしない
事業・組織・採用市場は変わる可能性があります。前年の数字をそのまま使うと、いま必要な人員とずれてしまうことがあります。
採用人数だけ決めない
人数だけでは、いつ動き出せばよいかも、いくら使えるかも分かりません。入社時期・ターゲット・予算までをセットで決めます。
募集開始日ではなく入社日から逆算する
募集開始日を起点にすると、必要な時期に人材がいない状態が起こりやすくなります。入社日を先に置いて、そこから戻して考えます。
一度作って終わりにしない
採用結果を確認し、必要に応じて更新します。実際にかかった期間や費用を残しておくと、翌年の計画の精度が上がります。
年間採用計画はどこまで決まっていますか？
YES / NO で答えてみてください。
今年採用する職種が決まっている
職種ごとの採用人数が決まっている
入社希望時期が決まっている
募集開始時期を逆算している
採用チャネルが決まっている
年間採用予算が決まっている
採用担当・面接担当が決まっている
採用KPIを振り返る時期が決まっている
YESの数から見る、次のアクション
YES 7〜8個｜年間採用計画の基本設計ができています
あとは実行と振り返りです。KPIを確認する時期をカレンダーに入れておきましょう。
YES 4〜6個｜一部の項目を具体化しましょう
特に「人数」「期限」「予算」の3つを優先して決めてください。この3つが決まると、他の項目も自然に埋まりやすくなります。
YES 0〜3個｜採用活動が場当たり的になる可能性があります
求人を出す前に、年間計画から整理することをおすすめします。上のテンプレートに、分かる範囲で書き込むところから始めてみてください。
無料資料｜年間採用計画の作り方・実践テンプレート
「必要になってから採る」から、「必要になる前から準備する」採用へ。
この資料では、次の項目を実際に書き込みながら整理できます。
A4縦・全8ページ／PDF形式。印刷して、そのまま採用会議でお使いいただけます。
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採用計画についてよくある質問
採用計画はいつ作ればいいですか？
年単位で作成しつつ、事業計画や人員状況に変化があれば随時見直せる形にしてください。重要なのは、「人が辞めてから初めて考える」状態を避けることです。
採用計画には何を書けばいいですか？
少なくとも、職種・採用人数・入社時期・求める人物像・採用方法・予算・選考・スケジュールを整理します。これらを主要項目として含める形は、複数の採用実務の解説でも共通しています。
中途採用と新卒採用は同じ計画でいいですか？
基本となる考え方は共通しますが、採用時期・選考・採用チャネル・入社までの期間・フォローなどは異なります。必要に応じて分けて設計してください。
採用計画はExcelで管理すればいいですか？
Excel・スプレッドシート・採用管理システムなど、ツール自体は問いません。重要なのは、経営・人事・現場が同じ計画を確認できる状態にすることです。
まとめ｜採用を「必要になってから」始めない
年間採用計画では、次の順番で整理します。
採用活動が場当たり的になっている場合ほど、まず「今年、誰を・何人・いつまでに採用するのか」を一覧にしてみてください。そこから、逆算して採用活動を組み立てていきます。
採用目的・ターゲット・魅力・チャネル・KPIまでを7ステップで解説しています。
採用戦略の立て方を確認する→